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Conservazione a Norma e digitalizzazione: tutti i vantaggi.

La gestione dei documenti costituisce uno dei problemi delle nostre aziende. Tutto il carteggio infatti deve risultare corretto, aggiornato e  disponibile per la consultazione a tutti coloro che collaborano dall’interno o dall’esterno con  l’impresa. Se la documentazione amministrativa e tecnica risultano in gran parte già digitalizzate quella fiscale e legale risultano ancora in gran parte cartecee e gestite in modalità analogica.

La gestione di documenti in formato cartaceo risulta costosa  e poco economica. Se consideriamo, per esempio,  le gestione delle fatture in Italia, circa la metà delle fatture emesse (2,8 miliardi all’anno)  hanno come destinatario un’azienda con un costo di gestione totale pari a circa 7 euro a fattura;  il valore complessivo è pari quindi a quasi 10 miliardi di euro. La digitalizzazione di questi documenti porterebbe a notevoli risparmi a livello economico. Inoltre i documenti in formato digitale risultano condivisibili e maggiormente fruibili da tutti.

La legislazione su questo argomento In Italia risulta avanzata rispetto agli altri Paesi europei, in particolare per quanto riguarda la Conservazione a Norma dei documenti, nelle aziende la Conservazione a Norma riguarda diverse tipologie documentali: documenti fiscali, documenti di trasporto, documenti bancari. Questo porta alla creazione di un archivio elettronico che mantiene la sua validità fiscale e probatoria anche dopo la distruzione del corrispettivo cartaceo. La Conservazione a Norma riguarda anche quei documenti che nascono in formato elettronico e che acquistano legittimità in seguito all’apposizione di una marca temporale e  di una firma digitale.

La digitalizzazione documentale connessa alla Conservazione a Norma  permetterebbe , quindi, l’eliminazione degli archivi cartacei, che per mezzo della dematerializzazione, mantenendo intatto il loro valore tributario, potrebbero trasformarsi in archivi elettronici.

Una gestione di tipo digitale della documentazione che quotidianamente le imprese producono porterebbe una serie di evidenti vantaggi, tra i quali:

  • eliminazione dei costi di stampa e di conservazione dei documenti;
  • eliminazione del tempo destinato all’archiviazione e alle successive ricerche;
  • recupero degli spazi destinati agli archivi;
  • miglioramento della qualità e della disponibilità delle informazioni;
  • condivisione sicura e tracciata dei documenti con minore speco di tempo;

Per tutti questi motivi questo processo va attuato subito superando le resistenze aziendali iniziali. Con una semplice modifica delle procedure di archiviazione e gestione dei documenti tutto risulterà più semplice, meno costoso e a portata di un clic.

Per maggiori informazioni sulla Conservazione a Norma e la digitalizzazione dei documenti aziendali visita il sito: http://www.fatturafacile.com/news/conservazione-a-norma-e-digitalizzazione-tutti-i-vantaggi/ 

Q-code: Conservazione-a-Norma-e-digitalizzazione-tutti-i-vantaggi

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